Email đầu tiên gửi người hướng dẫn thực tập ở Đức thường được viết rất cẩn thận về nội dung, rồi hỏng ở hai dòng: dòng chào và dòng kết. Viết Hallo Herr Schmidt! cho một trưởng phòng chưa gặp bao giờ, hay mở thân thư bằng chữ hoa ngay sau dấu phẩy, hay kết bằng MfG, những thứ này không làm ai hiểu sai ý bạn, nhưng tạo ấn tượng đầu tiên trước khi người ta đọc tới nội dung. Bài này không phải mẫu thư thi viết; đây là những gì bạn cần cho email thật: với nơi học nghề, công ty, trường đại học, chủ nhà, cơ quan.
Chọn lời chào theo mức độ quen
| Lời chào | Khi nào dùng |
|---|---|
| Sehr geehrte Frau Weber, / Sehr geehrter Herr Braun, | người lạ, cơ quan, lần liên hệ đầu, thư trang trọng |
| Sehr geehrte Damen und Herren, | không biết tên người nhận (hộp thư chung) |
| Guten Tag Frau Weber, | lịch sự nhưng bớt cứng, nhiều công ty dùng |
| Liebe Frau Weber, / Lieber Herr Braun, | đã liên lạc vài lần, quan hệ thân thiện nhưng vẫn xưng Sie |
| Hallo Frau Weber, | đồng nghiệp, công ty có văn hoá thoải mái |
| Hallo Anna, / Liebe Anna, | người đã xưng du với bạn |
Chú ý đuôi: Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr; Liebe Frau, Lieber Herr. Viết Sehr geehrte Herr là lỗi rất hay gặp, nhìn vào là biết người viết chép mẫu mà không để ý giống.
Gửi cho hai người: người nữ thường được nêu trước, mỗi người một cụm đầy đủ: Sehr geehrte Frau Weber, sehr geehrter Herr Braun,. Cụm thứ hai viết thường chữ sehr vì nó vẫn nằm trong cùng một dòng chào.
Quy tắc an toàn: lần đầu dùng mức trang trọng, sau đó soi gương người kia. Họ trả lời bằng Liebe Frau Nguyen thì lần sau bạn dùng Lieber Herr Braun. Họ ký bằng tên riêng và viết Hallo Lan, đó là tín hiệu họ chấp nhận mức thân hơn, nhưng xưng du hay không thì vẫn chờ họ đề nghị.
Học vị trong lời chào
Ở Đức, học vị tiến sĩ được ghi trong lời chào: Sehr geehrte Frau Dr. Weber. Với giáo sư, thường viết Sehr geehrte Frau Professorin Weber hoặc Sehr geehrter Herr Professor Schmidt, hoặc viết tắt Prof.. Người vừa là giáo sư vừa là tiến sĩ thì chỉ cần gọi học hàm cao nhất: Herr Professor Schmidt, không cần Herr Prof. Dr. Schmidt trong lời chào. Nếu không chắc người nhận có học vị gì, xem chữ ký email của chính họ hoặc trang giới thiệu của cơ quan.
Trong ngành y, gọi bác sĩ bằng Frau Doktor hay Herr Doktor khi nói là bình thường; trong email thì viết Sehr geehrte Frau Dr. Lehmann.
Dấu phẩy sau lời chào và chữ thường đầu thân thư
Đây là điểm người Việt và cả người quen viết email tiếng Anh sai nhiều nhất. Trong email tiếng Đức chuẩn, lời chào kết thúc bằng dấu phẩy, và dòng đầu tiên của thân thư bắt đầu bằng chữ thường, vì về ngữ pháp nó vẫn là phần tiếp theo của cùng một câu:
- Sehr geehrte Frau Weber,
- vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
Chỉ viết hoa nếu chữ đầu tiên vốn luôn viết hoa: danh từ hoặc đại từ lịch sự Sie, Ihnen, Ihr: Ihre E-Mail habe ich erhalten. Dấu chấm than sau lời chào (Sehr geehrte Frau Weber!) có tồn tại nhưng đã cũ; dùng dấu phẩy là đủ. Ở Thụy Sĩ, nhiều người bỏ dấu phẩy và viết hoa đầu thân thư, nên nếu làm việc với người Thụy Sĩ, bạn sẽ thấy cả hai kiểu.
Câu mở đầu: đi thẳng vào việc
Email tiếng Anh hay mở bằng "I hope this email finds you well". Dịch sang Ich hoffe, es geht Ihnen gut không sai, nhưng trong email công việc ở Đức thì ít gặp hơn và dễ nghe như dịch máy. Người Đức thường vào việc ngay ở câu đầu:
- ich schreibe Ihnen, weil ich eine Frage zu meinem Praktikumsvertrag habe.
- vielen Dank für das freundliche Gespräch am Dienstag.
- wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen anbei meine Unterlagen.
- ich möchte mich für die Stelle als Auszubildende bewerben.
Câu hỏi thăm sức khoẻ để dành cho người đã quen, hoặc cho những dịp như sau kỳ nghỉ: Ich hoffe, Sie hatten einen schönen Urlaub.
Thân thư: yêu cầu, tệp đính kèm, nhắc nhẹ
- Nhờ: Könnten Sie mir bitte den Vertrag noch einmal schicken? hoặc trang trọng hơn Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir … schicken könnten.
- Tệp đính kèm: Anbei finden Sie meinen Lebenslauf. hoặc Im Anhang sende ich Ihnen …
- Nhắc khi chưa được trả lời: Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie meine E-Mail vom 4. März erhalten haben. Câu này lịch sự, không trách, và cho người kia lối thoát "có thể thư bị lạc".
- Kết đoạn: Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. — Nếu cần hỏi thêm, tôi luôn sẵn lòng.
Vielen Dank im Voraus (cảm ơn trước) được dùng nhiều, nhưng một số người Đức thấy nó hơi như ép người nhận phải làm. Thay bằng Vielen Dank für Ihre Hilfe hoặc Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen thì an toàn hơn.
Dòng kết: Mit freundlichen Grüßen, không chấm, không viết tắt
| Lời kết | Mức độ |
|---|---|
| Mit freundlichen Grüßen | trang trọng, chuẩn mực |
| Freundliche Grüße | lịch sự, hiện đại hơn một chút |
| Viele Grüße / Beste Grüße | đồng nghiệp, người đã quen |
| Liebe Grüße / LG | bạn bè, đồng nghiệp rất thân |
Ba lỗi hay gặp: thêm dấu phẩy hoặc dấu chấm sau Mit freundlichen Grüßen (trong tiếng Đức, dòng này không có dấu câu, tên bạn xuống dòng ngay dưới); viết tắt MfG, bị coi là cẩu thả, thậm chí thiếu tôn trọng; và dùng Liebe Grüße với người chưa thân, nghe quá suồng sã. Chữ Grüßen có ß, gõ thiếu thì viết Gruessen, đừng viết Grusen.
Tên Việt: giúp người Đức gọi đúng bạn
Người Đức đọc Nguyen Thi Lan sẽ không biết đâu là họ, và rất có thể trả lời Sehr geehrte Frau Lan hoặc tệ hơn là Sehr geehrter Herr Lan vì không đoán được giới tính từ tên Việt. Vài cách giúp họ:
- Ký tên theo thứ tự như trên giấy tờ cư trú hoặc hộ chiếu ở Đức, thường là tên trước họ sau: Thi Lan Nguyen hoặc Lan Nguyen. Dùng một kiểu nhất quán ở mọi nơi.
- Trong thư đầu tiên, có thể viết rõ: Mein Vorname ist Lan, mein Nachname Nguyen.
- Thêm Frau hoặc Herr vào chữ ký ở thư đầu, nhiều người nước ngoài làm vậy: Frau Lan Nguyen.
Còn khi người Đức đã gọi sai, sửa nhẹ nhàng ngay ở thư sau: Kleiner Hinweis: Mein Nachname ist Nguyen. Vielen Dank! Không ai phật ý, và họ sẽ rất cảm ơn vì được chỉ.
Tiêu đề thư: ngắn và đủ để tìm lại
Dòng tiêu đề (Betreff) nên cho người nhận biết ngay việc gì và về ai, để họ tìm lại được sau này: Krankmeldung Lan Nguyen, 12.03.; Frage zum Praktikumsvertrag; Bewerbung als Pflegefachfrau – Lan Nguyen. Đừng để trống tiêu đề, cũng đừng viết Hallo hay Wichtig!!!.
Viết thử một email ngắn theo các mẫu trên và gửi chấm ở phần viết bài, nhất là để kiểm tra đuôi -e/-er trong lời chào và chữ thường đầu thân thư.
Câu hỏi thường gặp
Sau "Sehr geehrte Frau…" viết hoa hay viết thường?
Viết thường, vì lời chào kết thúc bằng dấu phẩy và thân thư là phần tiếp theo của câu. Chỉ viết hoa nếu chữ đầu là danh từ hoặc Sie, Ihnen, Ihr.
Có nên viết MfG cuối email không?
Không nên. Viết tắt MfG bị coi là cẩu thả. Hãy viết đủ Mit freundlichen Grüßen hoặc Freundliche Grüße, không có dấu câu ở cuối.
Khi nào được dùng "Liebe Frau…"?
Khi đã liên lạc vài lần và quan hệ thân thiện, hoặc khi người kia đã dùng "Liebe" với bạn trước. Lần đầu liên hệ thì dùng Sehr geehrte.
Viết email cho giáo sư Đức chào thế nào?
Sehr geehrte Frau Professorin Weber hoặc Sehr geehrter Herr Professor Schmidt, có thể viết tắt Prof. Chỉ cần gọi học hàm cao nhất, không cần thêm Dr.
Không biết tên người nhận thì chào thế nào?
Dùng Sehr geehrte Damen und Herren. Nếu tìm được tên người phụ trách trên trang của cơ quan, gọi đích danh vẫn tốt hơn.
